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檔案應用專區

教育部青年發展署檔案申請應用作業須知(含申請書)

教育部青年發展署檔案申請應用作業須知

中華民國102年8月 14日臺教青署秘字第1022460709號函公布實施
中華民國104年8月14日臺教青署秘字第1042460561B號令修正
一、教育部青年發展署(以下簡稱本署)為辦理檔案法第17~21條暨機關檔案管理作業手冊第21章規定有關檔案開放應用事項,特訂定本須知。
二、本須知所稱檔案,指依照檔案管理程序而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
三、申請人申請應用檔案,請詳閱本須知,並可至「機關檔案目錄查詢網」(網址:https://near.archives.gov.tw/),查詢檔案名稱及檔號後,填具檔案應用申請書(附件一)或以書面載明規定事項後向本署提出,前項申請書得以親送或書面通訊方式為之。
四、本署受理申請後,由檔案管理單位會請業務承辦單位予以審核並為准駁與否之決定,最遲於受理之日起三十日內,將審核結果以書面通知申請人(附件二及三);其申請應用之程序或要件不備而得補正者,應通知申請人於七日內補正,審核期限並自申請人補正之日起算。
五、業務單位承辦人員審核申請案時,應依規定向檔案管理單位辦理調案,供准駁之參考。
六、檔案應用准駁應依檔案法第18條、政府資訊公開法第18條、行政程序法第46條及其他法令之規定辦理。
七、核准應用之檔案,如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應僅就其他可公開部分提供之。紙質類檔案在不影響內容判讀原則下,得以下列方式處理:
(一)檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用。
(二)檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
業務承辦單位應將檔案部分抽離或遮蓋部分註記於檔案應用簽收單,告知申請人。
八、本署檔案之應用,以提供複製品為原則。但已敘明有使用原件必要,經審認合宜者,得提供檔案原件。
九、申請人(或代理人)經准予應用檔案者,應持審核通知書,依約定日期、時間至本署指定場所應用檔案,並應先出示其審核通知書原本及身分證明文件,如為代理人應另附委任書(附件四),依規定完成登記程序,並於檔案應用簽收單(附件五)確認內容、頁數及件數後簽名。
十、申請人應用檔案時,本署承辦人員應在場陪同,發現申請人應用檔案時有下列情事之一者,應予制止、停止其應用及記錄之;其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦:
(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二)拆散已裝訂完成之檔案。
(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
(四)將檔案攜出指定場所。
(五)違反有關圖書閱覽之一般規定,例如喧嘩、飲食、破壞秩序或環境清潔等。
十一、檔案應用完畢,經本署承辦人員當場檢視、點收無誤者,由本署將檔案應用簽收單一聯交付申請人收執,並依國家發展委員會檔案管理局所訂「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附件六),開立收據收取費用;未能於約定日期應用完畢者,由本署承辦人員於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理選卷,另日再行調閱。
十二、本署檔案開放應用時間為星期一至星期五,上午九時至下午五時,例假日及國定假日不對外開放。

相關檔案:檔案申請流程圖(PNG)(檔案下載)

相關檔案:教育部青年發展署檔案申請應用作業須知(PDF)(檔案下載)

相關檔案:教育部青年發展署檔案申請應用作業須知(DOC)(檔案下載)

相關檔案:教育部青年發展署檔案申請應用作業須知(含申請書)(ODT)(檔案下載)

相關檔案:委任書(DOCX)(檔案下載)

相關檔案:委任書(ODT)(檔案下載)

相關檔案:檔案閱覽抄錄複製收費標準一覽表(PDF)(檔案下載)

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